数字档案室是档案部门为顺应数字化时代发展而建设的，与传统档案管理方法不一样，具有档案信息化的特征。数字档案室建设是一项系统工程，需解决好传统档案信息化转型和档案数字化建设问题，更新管理思维、方式和手段，提升数字档案服务水平，使其与数字化时代档案事业发展的环境相匹配。

  数字档案室建设包含许多内容，是集合档案信息的采 集、加工、存储、管理、利用为一体的集成化管理体系和平台。数字档案室建设的前提是理清其基本内涵，进而有计划、有步骤地推进档案室建设工作。相较于传统档案室来说，数字档案室的储存介质发生了改变，传统档案室以纸质档案为主，数字档案室则以数字电子档案为主，具有可复制性。

  另外，传统档案室档案资料的储存需要占用较多的空间，而数字档案室则主要以数据存储为主，既能节约物理空间，也能节约一部分人力，且档案资源可实现灵活取用，档案利用的效率也大幅度的提升。一般而言，数字档案室建设包含规范制度、基础设计、应用系统、档案资源数字化转化、档案服务保障等方面内容，由于是一项复杂的系统工程，需要相关部门的密切配合与分工协作。

  数字档案室建设是一个新鲜事物，相关理论研究和实践探索均处于初级阶段，且新技术发展速度快，档案载体、档案形式等变化显著。一方面，对于档案管理主体来说，既要了解新技术和新手段，并能够有效利用新技术优化档案工作，稳步推进数字档案室建设。另一方面，数字档案室建设尚缺乏科学、系统的理论作为指导，由于档案资源种类非常之多，加上缺少数字档案室建设的模式和标准，不利于各地数字档案室建设的稳步推进。

  由于缺乏科学理论和技术标准体系等的指导，数字档案室建设进展缓慢，未来数字档案室的高水平发展需重点加强理论研究和技术推广，在明确数字档案室建设标准的前提下保障各项工作的稳步推进。

  数字档案室建设前期需要对传统档案资源进行整理、分类以及数字化转换，面对繁多冗杂的档案资料，整理过程中需耗费大量的时间和精力。同时还需要对这些档案资料做再加工，减少档案资源重复的问题。由于许多档案资源的管理是多主体的，所以在档案整理过程中有极大几率会出现不同意见，进而影响档案资源建设的效率。

  在实践中，数字档案室建设同样面临资源浪费的问题，尤其是各部门之间的协调不足，档案资料被重复数字化，消耗了大量的人力、物力、财力。究其原因，一是各部门之间的沟通不足；二是各部门之间有意见不一致或各自为政的情况；三是不同单位对于档案资源建设的标准和要求不一致，加大了档案资源整理和数字化的难度。由上可知，数字档案室信息资源整理困难，既受到档案资源繁杂的影响，也有档案信息资源建设主体协同性不足带来的挑战。

  数字档案室建设的前提要件是相对完善的软硬件设 施，这也是档案管理和服务开展的前提。相关基础设施主要包含满足数字档案收集、整理和利用的硬件设施、软件系统和相关网络系统设备，这些基础设施是数字档案室建设的物质基础。但在实际在做的工作中，许多数字档案室的软硬件设施并不完善，或存在网络系统更新不及时，硬件设施配备不到位的情况，现有基础设施条件难以为数字档案室高效建设提供有力支持。由于基础设施不完善，相应地也会影响数字档案室档案的安全性，造成一定的安全风险隐患。数字档案室以电子档案为主，如果各环节技术上的支持不足或管理上存在漏洞，就可能会出现严重的安全问题。

  与传统档案室不同，数字档案室的技术性更强，且需要结合档案事业发展的要求创新服务形式，可提供个性化的服务。这对档案人员提出了新的挑战，档案人员应结合数字档案室建设与运作情况，加强档案数据分析，为单位建设、管理和发展的各项决策提供科学依据。

  虽然各地比较重视数字档案室建设，管理人员也基本能够认识到专业人才队伍建设的重要性，但是在具体落实中，任旧存在高质量技术人才缺乏的问题。一方面，现有档案人员的专业方面技术能力与数字档案室建设的要求不相符，不能很好地满足档案数字化改革的需要。另一方面，档案人员整体结构不合理，为档案人员提供的新技术领域培训和学习较少或不深入，影响了数字档案室建设工作的顺利开展。此外，部分数字档案室管理人员对综合型人才队伍建设的认识不足，也在某些特定的程度上制约了数字档案室的建设与管理工作。

  立足于数字档案室建设的实际，结合数字档案室的特征，为加强完善数字档案室建设，应坚持“资源为本”， 慢慢地增加数字档案资源建设与整合，为科学利用档案资源奠定基础；注重使用价值的开发，在推进资源特色化建设的基础上，开通资源共享与开放服务功能，改变“重内轻外”的数字档案室建设弊端；促进数字档案室之间的合作，将分散在各单位的相关资源进一步整合，形成整体效应。

  数字档案室建设需要档案管理部门的积极参与和科学指导，以弥补现阶段在理论研究和实践创新中的不足。首先，档案主管部门应承担好数字档案室建设的指导、监督、检查、培训、评估等职能，将自身作为数字档案室建设以及其后续运行的桥梁。在实际管理过程中需充分的发挥主动性，敢于突破和创新，并能持续进行反思，遇上问题及时纠正，不断带领档案人员提高档案工作上的能力和服务水平。

  其次，加大对档案数字资源的挖掘力度。改变传统档案管理模式，借助现代信息技术，实现数字档案的自动化检索，在海量的数据资源中实现高效、精准检索，实现智能化的数据挖掘与加工。

  再次，建设数字档案室开放体系。开放是数字档案室的显著特征，但作为一个虚拟的概念，增强档案室的开放性应从如下几个维度入手：一是将档案数据开放与共享纳入数字档案室建设的整体规划之中，建设数字化平台时增加相应功能。二是考虑不同档案资源之间的关联性，避免重复性的数字化资源转换，减少无用功，提高数字档案转化效率。

  数字档案室的很多服务都是借助网络站点平台来实现的，因而保障数字档案平台的高效、安全运作特别的重要。首先，应提高数字档案平台的信息处理能力，改变数据的存储格式，实现数字档案的规范化、标准化管理，促使各主体可以应用统一标准检索关联数据，提高数字档案的可用性。其次，将不一样的数字档案统一于平台上，将各类数字档案资源进行有机整合，以便能够提升档案服务的针对性，如为企业决策提供有价值的信息等，进而发挥好数字档案室的优势功能。

  再次，增强数字档案室网络站点平台的交互性，将其作为与受众交流的一个窗口，为档案服务的持续改进提供参考。此外，用户在反馈信息时也会不断累积一些数据资料，可在此基础上对数据来进行收集、整理和分类，进而探索更多具有针对性的专题类档案服务，加速推进档案室建设的转型升级。

  数字档案室建设在新时代应做出积极回应，改变原有的“信息孤岛”式的档案资源建设现状，实现档案建设的集成开发和资源利用的整体效应。首先，立足于大环境，与时俱进，加速数字档案室更新，尤其是软硬件设施和网络系统要及时来更新，保障其能够走在大环境的前沿阵地。其次，应重视开展集成化工作。在各地普遍推进特色档案室建设的情况下，应发挥好各自的优势互补作用，形成开放化的档案管理体系，促使各数字档案室掌握更系统的档案资源。还应加强档案室之间的交流与合作，形成数字档案室整体化发展的局面，提升整体效应。

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