“确定扫描页、编制页号、拆除装订，进入档案扫描环节。”走进陕煤集团红柳林矿业公司档案室，数名工作人员正在对存量档案进行数字化加工。“目前，我们已初步完成2005年至2020年15年所有文书档案以及二号风井项目资料、选煤厂改扩建项目资料等数字化加工。”该公司数字档案室负责的人介绍说。
推动传统纸质档案向数字档案转变，把档案建在“云”上，建立网上数字档案室，是提高档案管理工作效率，确保档案永久存储与安全保管的必然选择。
早在2020年，该公司就已经在筹备数字档案室的建设。成立专班、头脑风暴、技术研讨，按照“存量档案数字化、增量档案电子化、利用档案网络化”的工作要求，及时制定数字档案室建设方案，不断深入探索档案信息资源整合规范化、管理智能化、利用一体化信息技术与档案工作应用的深度融合。
此次档案数字化工作，主要是通过HT数字化加工流程系统、软件加工处理等，确保每一份归档资料精准度，实现高效、准确、便捷的档案资料查阅。在档案系统研发方面，公司已完成数字档案室应用系统基础功能开发工作，目前正处于内部测试阶段。
“一份文档可以在同一时间段内借阅给多位权限人员，在提高效率的同时大大增强了档案的可利用性。”该公司档案管理员石莹介绍说，系统建设完善后，档案的调用、借阅等都将变得更便捷。
数字档案室建设是该公司深化拓展数字化场景应用的又一重要课题，对纸质档案实现全流程数字管理是课题攻关的关键所在。
但转换赛道并非易事。如何便捷高效的让档案以数据的形式“流动”起来？2020年以来，该公司通过中心机房改造、服务器、交换机等硬件设施升级，为实现档案管理数字化场景应用提供了基础支撑。在此基础上，正在研发一套“数字档案中心”平台，实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管等日常工作的数字化管理，将档案管理工作从繁琐的流程中解放出来。
据悉，该平台内容包含有电子文件管理系统、数据采集系统、长期保存系统、数据利用系统、综合利用平台、统计分析系统、备份恢复系统、四性检测系统等内容。通过系统对接实现传统档案线上归档，并通过“归档接收”“数据抓取”等方式建立电子文件归档模型，后期新增业务可直接对接到档案管理平台，将极大提高档案信息化管理水平。
“我们根据档案核心业务梳理和流程再造的数字化改革要求，对现有的档案业务进行了全面的整合，推进以数字档案中心平台涵盖档案收管用业务的多跨协同项目，实现档案管理更智慧、更精细。”该公司档案室管理员杨燕介绍说。
近年来，该公司档案管理工作坚持“数智赋能”，以数字化助推档案管理工作全方面转型。在积极地推进存量档案数字化的同时，同步推动增量档案的电子化管理。建立“一人一档”整合简化职工人事电子档案，内容涵盖职工教育经历、工作经历、培训经历、职称晋升、技能等级、职称、荣誉等。借助陕煤集团综合管理平台OA办公系统，推进行政事项电子文件归档，归档率达100%。
下一步，该公司将开展以电子档案为主导，通过数据安全、人员管理、实时跟踪、持续改进等方面建立档案数字资源保障体系，探索数字档案室资源共建共享路径，有效利用信息技术，保障档案数据的安全可靠，推动实现档案数字化发展，更好地助推煤炭行业档案事业现代化和陕煤集团档案管理工作高水平质量的发展。（石莹 杨燕）
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