2000年，我市档案馆（室）用的还是单机档案管理软件，以目录管理为主。为实现档案信息化管理从单机档案管理向网络化管理、单一档案数据管理向文档一体化协同管理、档案目录信息管理向档案全文信息管理的转变，2004年我馆启动了电子档案馆建设工程，2007年6月5日通过验收，正式投入使用

  电子档案馆系统在建设模式上采用了“平台化、大集中”的建设模式，并以此模式为基础，实现全市综合档案馆室一体化管理，初步整合了全市综合档案馆、室档案信息资源，提高了全市文件归档管理工作效率和档案管理规范化水平，减轻了一线档案员工作负担，有利于档案安全保管。

  电子档案馆系统在2008、2010、2012年不断根据全市客户的真实需求进行功能完善和宣传推广，到2013年底已覆盖市镇两级党政机关，成为全市党政机关综合档案室必不可少的档案管理系统。然而，一个经历了10年的档案管理系统随时代发展，受中山市电子政务云平台投入到正常的使用中、电子文件归档需求的迅速增长、传统纸质档案数字化的力度加大、镇区档案馆的设立、镇区大部制改革的推进、信息化技术的进步、文档管理业务需求的变更等因素影响，原有电子档案馆系统在很多方面已不足以满足实际业务需求，随着用户量的增加，数据量也慢慢变得接近系统模块设计极限，打造全新的满足现实需求的档案服务平台迫在眉睫。2013年，我馆启动了中山文档平台项目建设，2015年中山文档平台竣工并推广全市使用。

  中山文档平台上线多个单位，系统使用单位从党政机关扩展到中小学校、村（社区）、国有企业和部分医院等基层单位，系统得到普遍推广正是大家对我馆提供档案管理系统服务的肯定。

  档案信息化的推进过程就是我市档案工作数字化、标准化、系统化、网络化的实现过程，这一发展过程不但满足了社会各方面对档案管理和档案信息的需求，而且切实减轻了档案一线人员的工作负担，有利于档案的规范管理，有利于保障档案安全。档案管理的数字化、网络化，给档案管理人员、职能部门带来了显而易见的效果和收益。

  一是提高了档案管理工作效率。档案管理人员手工收集、整编、管理、利用档案，工作量大、效率低、费时费力。实行信息化管理后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案数据实现了一次录入、多次利用、灵活共享，系统提供办毕归档、自动编档号、自动生成档案目录和统计数字等功能，大幅度的提升了档案管理工作效率。

  二是方便了档案检索利用。传统的检索方式，档案利用人员要到档案室或档案馆由档案管理人员提供需要查阅的档案，档案管理人员要从一本一本的目录中找到利用者所需的档案，然后根据目录到库房查找，费时费力。实现档案信息化管理后，档案利用人能在自己的计算机上查询档案资料，系统提供模糊查询、组合查询、分类查询等多种灵活的查询方式，档案管理人能在线进行审批、打包电子档案给利用人员，极大减轻了利用工作人员的负担，方便了档案查阅。

  三是提高了档案服务效益。实现档案信息化管理后，部门档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以把更多精力用在档案资源收集和开发利用工作上，能更好地提高档案服务效益。

  四是全市档案监督指导工作提升到新水平。中山文档平台覆盖到全市后，市档案局的监督指导人员坐在办公桌前就可以在线检查监督全市各档案室的档案管理情况，大量的档案管理问题可在线解决，大幅度减少了现场检查量，提高了档案监督指导工作效率。

  五是提高了档案进馆的效率。实现档案信息化管理后，各档案室可以在线向档案馆移交档案，市档案馆档案接收人员先在线检查档案数据是不是符合进馆标准，如不符合标准要求，先在线上沟通整改后，再到现场检查清点档案实体，确认电子档案与实体档案数量的一致性，履行进馆手续，接收档案进馆。这种做法减少了档案馆室工作人员的现场交互，提高了档案移交进馆的效率。