依据档案法和有关规则，教育部和国家档案局拟定了《高等校园档案办理方法》，现予发布，自2008年9月1日起实施。

  第一条为规范高等校园档案作业，进步档案办理水平，有用维护和运用档案，依据《中华人民共和国档案法》及其实施方法，拟定本方法。

  第二条本方法所称的高等校园档案（以下简称高校档案），是指高等校园从事招生、教育、科研、办理等活动直接构成的对学生、校园和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同方式、载体的历史记载。

  第三条高校档案作业是高等校园重要的基础性作业，校园应当加强办理，将之归入校园全体展开规划。

  第四条国务院教育行政部分主管全国高校档案作业。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部分主管本行政区域内高校档案作业。

  国家档案行政部分和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部分在责任规模内担任对高校档案作业的事务辅导、监督和查看。

  （一）贯彻实行国家关于档案办理的法律法规和方针政策，赞同校园档案作业规章准则；

  （二）将档案作业归入校园全体展开规划，促进档案信息化建造与校园其他作业同步展开；

  （三）树立健全与办学规划相适应的高校档案安排，实行人员编制、档案仓库、展开档案作业所需设备以及经费；

  第七条高校档案安排是保存和供给运用校园档案的专门安排，应当具有契合要求的档案仓库和办理设备。

  需求特别条件保管或许运用频频且具有必定独立性的档案，能够依据实际需求树立分室独自保管。分室是高校档案安排的分支安排。

  （一）贯彻实行国家有关档案作业的法律法规和方针政策，归纳规划校园档案作业；

  （三）担任接纳（搜集）、收拾、判定、计算、保管校园的各类档案及有关材料；

  第九条高校档案馆设馆长一名，依据需求能够设副馆长一至二名。归纳档案室设主任一名，依据需求能够设副主任一至二名。

  馆长、副馆长和归纳档案室主任（馆长和归纳档案室主任，以下简称为高校档案安排担任人），应当具有以下条件：

  高校专职档案作业人员列入校园作业编制。其编制人数由校园依据本校档案安排的档案数量和作业使命确认。

  第十一条高校档案作业人员应当遵纪守法，爱岗敬业，毋忝厥职，具有档案事务知识和相应的科学文化知识以及现代化办理技能。

  第十二条高校档案安排中的专职档案作业人员，实施专业技能职务聘任制或许职工职级制，享用校园教育、科研和办理人员同等待遇。

  第十三条高等校园对长时间触摸有毒有害物质的档案作业人员，应当依照法律法规的有关规则采纳有用的防护方法避免作业中毒事端的发生，确保其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并能够依照有关规则予以补助。

  第十四条高等校园应当树立、健全档案作业的查看、查核与评价准则，定时安置、查看、总结、检验档案作业，明晰岗位责任，强化责任意识，进步校园档案办理水平。

  第十五条高等校园应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档规模是：

  （一）党群类：首要包含高等校园党委、工会、团委、派等安排的各种会议文件、会议记载及纪要；各党群部分的作业计划、总结；上级机关与校园关于党群办理的文件材料。

  （二）行政类：首要包含高等校园行政作业的各种会议文件、会议记载及纪要；上级机关与校园关于人事办理、行政办理的材料。

  （三）学生类：首要包含高等校园培育的学历教育学生的高中档案、入学挂号表、体检表、学籍档案、奖惩记载、党团安排档案、毕业生挂号表等。

  （四）教育类：首要包含反映教育办理、教育实践和教育研讨等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等校园教育文件材料归档规模》（〔87〕教办字016号）的相关规则实行。

  （五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技能研讨档案办理暂行规则》（国档发〔1987〕6号）实行。

  （六）基本建造类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建造项目档案材料办理暂行规则》（国档发〔1988〕4号）实行。

  （七）仪器设备类：首要包含各种国产和国外引入的精细、宝贵、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技能文件以及在接纳、运用、修理和改善作业中发生的文件材料。

  （八）产品出产类：首要包含高等校园在产学研过程中构成的文件材料、样品或许样品相片、录像等。

  （九）出书物类：首要包含高等校园自行编辑出书的学报、其他学术刊物及本校出书社出书物的审稿单、原稿、样书及出书发行记载等。

  （十）外事类：首要包含校园差遣有关人员到会世界会议、出国考察、讲学、协作研讨、学习进修的材料；校园延聘的境外专家、教师在教育、科研等活动中构成的材料；校园展开校际沟通、中外协作办学、境外办学及办理外国或许港澳台地区专家、教师、世界学生、港澳台学生等的材料；校园颁发境外人士声誉职务、学位、称谓等的材料。

  （十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《管帐档案办理方法》（财会字〔1998〕32号）实行。

  高等校园能够依据校园实际状况确认归档规模。归档的档案材料包含纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体方式。

  校园各部分担任档案作业的人员应当依照归档要求，安排本部分的教育、科研和办理等人员及时收拾档案和立卷。立卷人应当依照纸质文件材料和电子文件材料的天然构成规则，对文件材料复古收拾组卷，编制页号或许件号，制造卷内目录，交本部分担任档案作业的人员查看合格后向高校档案安排移送。

  第十七条归档的档案材料应当质地优秀，书绘整齐，声像明晰，契合有关规范和规范的要求。电子文件的归档要求依照国家档案局发布的《电子公函归档办理暂行方法》以及《电子文件归档与办理规范》（GB/T 18894—2002）实行。

  （三）科研类档案应当在项目久而久之后两个月内归档，基建类档案应当在项目久而久之后三个月内归档。

  第二十条高校档案安排应当依照国家档案局《机关文件材料归档规模和文书档案保管期限规则》，确认档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失掉保存价值的档案，经有关部分判定并挂号造册报校长赞同后，予以毁掉。未经判定和赞同，不得毁掉任何档案。

  第二十一条高校档案安排应当选用先进的档案维护技能，避免档案的破损、褪色、霉变和流失。对现已破损或许笔迹褪色的档案，应当及时修正或许仿制。对重要档案和破损、褪色修正的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

  第二十二条高校档案由高校档案安排保管。在国家需求时，高等校园应当供给所需的档案原件或许仿制件。

  第二十三条高等校园与其他单位分工协作久而久之的项目，高校档案安排应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承当使命有关的档案正本以外，应当将仿制件送交高校档案安排保存。

  第二十四条高等校园中的个人对其从事教育、科研、办理等职务活动所构成的各种载体方式的档案材料，应当依照规则及时归档，任何个人不得据为己有。

  关于个人在其非职务活动中构成的重要档案材料，高校档案安排能够经过搜集、代管等方式进行办理。

  高校档案安排关于与校园有关的各种档案史料的搜集，应当拟定专门的准则和方法。

  第二十五条高校档案安排应当对所存档案和材料的保管状况定时查看，消除安全隐患，遇有特别状况，应当当即向校长陈述，及时处理。

  第二十六条高校档案安排应当认真实行档案计算年报准则，并依照国家有关规则报送档案作业基本状况计算报表。

  第二十七条高校档案安排应当依照国家有关规则发布档案。未经高等校园授权，其他任何安排或许个人无权发布校园档案。

  第二十八条凡持有合法证明的单位或许持有合法身份证明的个人，在标明运用档案的意图和规模并实行相关挂号手续后，均能够运用已发布的档案。

  第二十九条查阅、摘抄、仿制未敞开的档案，应当经档案安排担任人赞同。触及未公开的技能问题，应当经档案构成单位或许自己赞同，必要时报请校长检查赞同。需求运用的档案触及重大问题或许国家秘密，应当经校园保密作业部分赞同。

  第三十条高校档案安排供给运用的重要、宝贵档案，一般不供给原件。如有特别需求，应当经档案安排担任人赞同。

  第三十一条高校档案敞开应当树立专门的阅览室，并编制必要的检索东西（著录规范按《档案著录规则》〔DA/T18—1999〕实行），供给敞开档案目录、全宗攻略、档案馆攻略、计算机查询复古等，为社会运用档案发明便当条件。

  高校档案安排应当为社会运用档案发明便当条件，用于公益意图的，不得收取费用；用于个人或许商业意图的，能够依照有关规则合理收取费用。

  社会安排和个人运用其所移送、捐献的档案，高校档案安排应当无偿和优先供给。

  第三十三条寄存在高校档案安排的档案，归寄存者一切。高校档案安排假如需求向社会供给运用，应当征得寄存者赞同。

  第三十四条高校档案安排应当积极展开档案的编研作业。出书档案史料和发布档案，应当经档案构成单位赞同，并报请校长赞同。

  第三十五条高校档案安排应当采纳多种方式（如举行档案展览、陈设、建造档案网站等），积极展开档案宣传作业。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案办理的选修课。

  第三十六条高等校园应当将高校档案作业所需经费列入校园预算，确保档案作业的需求。

  第三十七条高等校园应当为档案安排供给专用的、契合档案办理要求的档案仓库，对不适应档案作业展开需求或许不契合档案保管要求的馆库，依照《档案馆建造规范》（建标103—2008）的要求及时进行改扩建或许新建。

  寄存声像、电子等特别载体档案，应当装备恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设备。

  第三十八条高等校园应当树立专项经费，为档案安排装备档案办理现代化、档案信息化所需的设备设备，加速数字档案馆（室）建造，确保档案信息化建造与校园数字化校园建造同步进行。

  第三十九条高等校园对在档案作业中做出下列奉献的单位或许个人，给予赞誉与奖赏：

  第四十条有下列行为之一的，高等校园应当对直接担任的主管人员和其他直接责任人员依法给予处置；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

  高等校园隶属单位（包含隶属医院、校办企业等）的档案办理，由校园依据实际状况自主确认。

  第四十三条本方法自2008年9月1日起实施。国家教育委员会1989年10月10日发布的《一般高等校园档案办理方法》（国家教育委员会令第6号）一起废止。