档案是国家、社会、个人的重要资源，档案信息必然的联系到国家机构、社会组织和个人的安全和利益，为此，保障档案安全就是维护国家、社会和个人的安全和利益。
关于档案安全，除了近期被网络暴侃的美国前总统特朗普私藏事件，不得已提的2016年震惊国内的“黄宇间谍案”。
1974年出生的黄宇于1997年考入四川轻工业大学计算机专业，毕业后在一家著名的通信保密单位工作。2002年开始，他利用职务之便和生活关系，在短短十年间，向境外间谍机关提供15万余份资料，其中绝密级国家秘密90项，机密级国家秘密292项，秘密级国家秘密1674项，对我国党、政、军、金融等多个部门的密码通信安全造成难以估量的损失。
档案安全是档案工作的生命线。很多档案信息涉及国家秘密（即涉密档案），涉及经济技术秘密，涉及社会秩序和个人稳私等内容，即使是国家最高领导人也不能私藏、泄露。加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故的发生，确保档案的绝对安全，是档案工作者的神圣职责。
档案的安全管理可以保障档案的完整、真实、准确，还关系着档案的后续开发利用。黄宇作为一名普通职员，之所以能利用职务之便贩卖巨量，归因溯源问题出在内部安全管理。据悉，黄宇平日经手不少绝密文件，从23岁入职开始，他便开始在他的电脑里拷贝存放当天经手的文件，他的那台电脑由此存下了数量可观的绝密资料，为其后面的犯罪行为埋下了祸根。可见，档案安全管理工作不到位，不仅可能会给别有用心之人可乘之机，还可能会引起自然灾害、人为灾害的毁坏，从而造成没有办法挽回的损失，直接影响公平、公正的竞争环境的形成。从档案管理工作内容上来看，导致档案安全管理的问题主要涉及三个方面：
俗话说，堡垒最容易从内部攻破。安全管理体制是影响档案安全的主要的因素。据不完全统计，世界上70％信息被盗和泄密来自于内部，根本原因就是工作人员的麻痹大意和安全管理体制不完善所造成的。黄宇之所以能在其任职期间私存如此之多的，主要是安全制度的不完善。档案安全管理体制的不健全，会给不法之人可乘之机，进而导致档案被盗取、信息被篡改、泄密事件的发生。因此，必须建立档案安全管理的科学规范机制，从制度上确保档案安全的万无一失。
管理过程中，人是根本因素。部门档案管理人员对档案安全管理工作的重视度不够，没有认真执行档案管理工作，没有严格的按照档案管理的有关法律法规去做，导致档案卷少页，混乱不堪，对档案的收集归档工作不积极，导致应该归档的档案散失在个人手中，档案缺失严重。
黄宇案件中，黄宇在其任职期间能随意地拷贝文件，而且其私存文件的电脑不仅没有别人使用更没有人按时进行检查。如果内部管理人员有足够的安全意识，也不会让他存下数量可观的绝密资料。此外，黄宇2004年因工作散漫被辞退后，把黑手伸向了同样在涉密单位上班的担任资料管理员的妻子唐某和职位是总工程师的姐夫谭某。黄宇撺掇唐某将资料备份到光盘上并寻机复制，另趁帮谭某维修电脑的间隙，偷偷拷贝其电脑内的。唐某和谭某在毫不知情的情况下，沦为泄密者的帮凶。可见，档案管理人员不仅自己档案安全意识缺乏，其对档案利用者也没做到严格的规范和要求。
档案在进行安全保管时，必须要具备一定的硬件条件，一些基层的档案部门由于基础设施简陋，造成了很大的档案安全风险隐患，如档案库房面积不足，设计有缺陷，保温隔热能力差，不能长期保持温度、湿度的稳定，缺少日常维护，各种设备老化严重等等，这些都是影响档案安全的重要隐患。因此，档案库房要根据相关要求建设并配置相应设备，如防盗门窗、墙壁的保温隔热、抗电磁干扰及电源保护、注重防火等，力求保障库房硬件设施的达标，以便最大限度地做好档案安全管理工作。
随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化、数字化的工作也在全速发展之中。中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，快速推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。但我们在享受档案信息化带来的便利的同时，也不可以忽视由此而衍生的网络隐患，如计算机病毒、电脑黑客等。尤其是计算机病毒，一旦利用互联网传播进行攻击，就会出现传播速度快、破坏性强、传播范围广和破坏严重的后果。如果档案没做好严密的保护措施，就容易被病毒侵蚀，从而造成无法估量的损失。（参见文章《 从某流行财务软件遭勒索病毒攻击看档案管理信息系统的安全保障 》）
随着我国的全面发展与进步，档案安全管理工作也在逐渐完备和进度。新修订的《档案法》有多条关于档案安全管理的规定，如第十九条，依照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力；第四十四条规定，档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全风险隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全风险隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告；第四十五条规定，第四十五条 档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织存在档案安全风险隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。
科技的发展使档案的形式变得更加多元化，也使档案的安全管理面临新的挑战，档案安全管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变。针对影响档案安全的因素及国家对档案安全管理工作的规定，档案部门应利用新的理念与方式，采取对应措施，加强完善档案安全管理工作：
完备的制度是规范人们行为的重要手段。针对档案安全，要在《档案法》《保密法》的基础上，结合单位的详细情况，制定符合实际的档案安全管理制度，并且不断进行完善，以规范管理行为，使档案安全管理有规可循有章可依 。黄宇案事发后，黄宇原单位规定员工不允许带电脑等设备出单位，并收回大批的文件资料和设备，进行重新修改、完善。
值得注意的是，档案的安全管理应和个人的责任联系在一起，责任到人，落实安全管理各项措施，如对具体的档案管理人员要有具体的制度进行定期的安全性的检查，把档案安全管理工作作为具体的考核制度纳入管理人员工作绩效的考核中等，有明确的目的性的做好相应的制度管理，确保可以及时有效地发现问题解决问题，促进档案安全管理工作更高效的进行，形成有序、严密的工作机制，防止危害档案安全的事件出现。
⒈为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此，要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和安全管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。要利用各种手段、方式，定期向全员宣传档案工作法规、制度、规定，使档案工作者认识到档案安全管理的重要性，形成档案安全意识。要牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，严格按照《档案法》《保密法》等方针政策去要求自己，保持思想上的高度警惕性，确保档案安全无虞。
⒉在档案安全管理工作中，保密意识应该是贯彻始终的，档案的保密工作是档案管理的重要内容和门槛。特别对于涉密档案，档案的存放应该依照国家的规定执行，保密档案库房设施要牢固，应安装24小时的防盗系统，并且有专人看管，人员的进出应该严格遵照管理规定；借阅、查阅档案要严格按照制度执行，对不符合相关规定要求的，绝不允许借阅、查阅档案资料，防止泄密事件的发生，确保档案安全管理工作万无一失。黄宇案事发后，黄宇原单位所有的员工都进行了封闭式的学习和训练，加强了安全意识和保密意识，并要求严格执行保密条例。
⒊档案工作人员是档案管理的直接经手人，对档案的安全具有不可推卸的重要责任。因此，在日常工作中，可以组织档案安全技术方面的培训和讲座，或者是专家讲解，适应网络时代所带来的新情况、新问题、新变化，提高管理人员的业务水平。同时，培训档案管理人员的政治思想素质和文化素质，提高主动性和责任心，能将工作中也许会出现的不合规定的行为反映给上级，以确保档案的安全。
要切实加强档案安全设施建设，落实“九防”措施，配备完善的消防设施，健全安全监控、自动报警、温湿度调节控制等系统，实现档案安全管理的自动化和可控性，使档案库房成为安全保管档案的坚固堡垒。同时，加强档案用具的选择规范，定时进行电器、消防器材的检查与维护，从硬件设施保证档案的绝对安全。
把高科技运用到档案安全管理中，改进设备提高技术。随信息技术的发展，档案管理系统正普遍应用到各行各业，为此，要加强五个方面的网络安全技术：一是防火墙技术，对外部网络与内部网络交流的数据来进行检测，防止有害信息的进入，建立网络安全屏障。二是安全检查技术，通过设置口令，防止非法入侵。三是加密技术，对文件本身进行加密。四是病毒检查技术。五是数字签名技术。提高技术水平可最大限度地防范档案信息数据被窃密、盗用、非法篡改等。
为了满足政企用户对档案管理信息系统的高水平要求，涵妍档案新一代智慧综合档案管理信息系统来进行了安全升级，在实现档案全生命周期管理的要求上，通过安全机制、安全技术、安全服务的系统构建，加强保障档案环境安全、设备安全、档案安全、数据安全、网络安全，使用户得到满足档案业务安全需求的同时，推动人工智能、大数据在档案管理工作中的创新应用。（参见文章《 从某流行财务软件遭勒索病毒攻击看档案管理信息系统的安全保障 》）
档案承载历史，启迪未来，具有原始性、凭证性、无法替代性和不可再生性等特点，一些档案包含了很多重要的资料，甚至涉及到国防军工、科技攻关、公共安全等领域的国家机密，这些都是影响国家命脉的重要资料。“黄宇间谍案”是21世纪以来，我国境内倒卖国家机密的标志性案件，其数量之大、涉密之深实属罕见，给国家造成了难以弥补的巨大损失，也为档案安全管理工作敲响了警钟。作为档案工作者，我们一定要要做好档案安全管理这项基础性的工作，在思想上予以格外的重视，在制度上、设备设施上、系统软件上、资金上予以充分保障，切实把各项安全管理措施落到实处，确保档案安全、真实、完整、可用，正确地处理安全管理与积极利用档案的关系，为经济发展和社会进步夯实基础。
作为国内专业的档案数字化管理服务商，涵妍档案格外的重视档案的安全管理，秉持“安全第一、预防为主”的理念，切实落实档案库房“九防”标准，建立健全完善的档案安全管理制度，引入多元化专业员工队伍，同时制定了完善的安全事故应急管理预案，通过人防、物防和技防来加强现场安全管理。在全面保障档案安全的基础上，公司聚焦档案技术创新，坚持安全与发展并重，通过加大信息化研发投入，不断的提高核心竞争力，为企业长远发展打好基础，助力推动档案事业高水平质量的发展。